Você já parou pra pensar em qual dos grupos você se encontra? Dos que fazem Benchmarking ou dos que são Benchmark?

            Existem pessoas ou empresas que atingiram a excelência e por isso servem de exemplo e modelo para as demais. Da mesma forma existem aquelas que buscam essa excelência.

            Nessas duas afirmações podemos compreender a diferença entre Benchmarking e Benchmark. Benchmarking consiste em identificar empresas que são excelentes em algum aspecto e copiar ou adaptar as práticas que as tornaram boas naquilo. Benchmark, por sua vez, é a empresa que é boa naquilo.

            Por exemplo, a Pormade Portas adquiriu, nas suas oito décadas de existência, excelência na produção de Kits Porta Pronta, portanto é benchmark neste quesito. A mesma Pormade recentemente adquiriu uma nova tecnologia de impressão em HD nas portas, para atingir êxito neste novo processo e produto buscou referencia em industrias de outro seguimento que já utilizam essa tecnologia. Portanto fez benchmarking.

            Assim, uma das formas de iniciar um benchmarking é estudar as dificuldades ou limitações que nós ou as organizações nas quais atuamos possuem e comparar (fazer benchmarking) com outra empresa ou pessoa que faça isso bem.

            Neste ponto julgo ser pertinente abrir um parêntese para evidenciar o fato de que existem duas palavras que são ambíguas e que precisam ser distinguidas e respeitadas: Limite e Limitação.

            Toda e qualquer atividade tem seus limites: horários, locais, indicações, regras, etc. Estes limites, na maioria das vezes, são imutáveis. Eles são impostos aqueles que se dispõe a exercer determinada ação e são importantes para organizar o exercício da atividade. Dentro desses limites existem as limitações que a pessoa ou empresa apresenta para exercer e/ou adaptar-se a atividade.

            A distinção dessas duas palavras é importante, pois temos que ter consciência que só conseguiremos fazer benchmarking perante nossas limitações. E será um desperdício de tempo e de energia tentar fazer benchmarking em nossos limites.

            Por exemplo, uma indústria como a Pormade Portas, que para ter produtividade e ser competitiva precisa produzir em larga escala. Tem o limite de produzir dentro de alguns parâmetros de medida e por isso é inútil fazer benchmarking com uma marcenaria que pode produzir produtos personalizados conforme as especificações dos clientes.

            Contudo dentro desses “limites” de produção pode fazer benchmarking com outras indústrias para inovar e aprender a produção novos produtos ou serviços superando assim suas “limitações” naquela área.         

            O primeiro passo para iniciar um bom benchmarking na organização é fazer um levantamento interno. Questionar a equipe qual é a maior dificuldade ou limitação da empresa. Isso é importante para coletar ideias, mas principalmente para conseguir adesão dos profissionais. Uma vez que a pessoa emite sua opinião e é ouvida acaba se comprometendo com o projeto implementado. Neste caso se compromete com o benchmarking. Pode fazer isso utilizando dos CCQs abordados no capitulo 8, ou com outra ferramenta de comunicação que possua.

             A partir dessa constatação descobrir quem superou ou realiza bem essas atividades nas quais a empresa apresenta dificuldades. E então a partir de um trabalho de pesquisa e visitas (quando possível) descobrir como que essa empresa faz isso? Como é o treinamento? Como é o recrutamento? Qual equipamento utilizou? Etc...

             Existe ainda o benchmark para o fracasso, ou seja, analisar os fracassos de determinada empresa e perceber como essa empresa era tão boa e fracassou. Essa análise contribui para não cairmos no erro dos outros, afinal aprender com os próprios erros é ser inteligente, mas aprender com os erros dos outros é ser sábio.

             Podemos elencar quatro motivos principais para se observar a concorrência e fazer benchmark: o primeiro seria situar as tendências do mercado – ver o que se está vendendo, a preferência dos clientes, a situação política e financeira da nossa região e país.

             O segundo motivo consiste em acelerar o processo de diferenciação da empresa em relação aos concorrentes – para conquistarmos os clientes temos que ter um diferencial positivo em relação aos nossos concorrentes. Através dessa diferenciação iremos mostrar para a clientela porque vale a pena comprar conosco.

             A partir da diferenciação e melhoramento da nossa empresa temos o terceiro motivo que é criar formas diferentes de abordagem ao cliente – não basta estarmos atentos as tendências do mercado e termos um bom produto é preciso saber vende-lo. Nesse sentido uma abordagem eficaz é fundamental, pois isso irá surpreender positivamente o cliente e é uma forma de colocar em prática o que aprendemos.

            O quarto motivo é sentir se sua empresa está acompanhando ou ficando para trás na prestação de serviços aos clientes. Para se ter uma boa prestação de serviços as empresas precisam seguir um processo no qual devem ter mais atenção no recrutamento.

            Depois do recrutamento vem a seleção, aqui as pessoas responsáveis pelo RH devem ter métodos e técnicas para seleção de pessoas que sejam adequadas as realidades que a empresa necessita. E depois de tudo isso investir em treinamento.

           Uma estratégia eficaz para as empresas consiste em incentivar seus profissionais para que façam um “benchmarking pessoal”, isto é, descobrir que tipo de profissional quer ser e comparar-se com ele. Para fazer isso basta observar as habilidades e progressos do seu “colega modelo” e através desse “benchmarking” atingir as metas da organização que inevitavelmente irão influenciar nas realizações pessoais.

            Até aqui evidenciamos a relevância do Benchmarking, contudo o Benchmark também é importante, pois nos ajuda a percebermos e reforçarmos nossos pontos fortes. Quando nos tornamos pessoas ou empresas Benchmark, ou seja, que são referencia para as demais,  temos a oportunidade de aprimorar aquilo que já temos de bom.

            É notório que todos temos fragilidades, pontos fracos e limitações, mas também temos pontos fortes, ou indicadores positivos que na verdade são qualidades e virtudes. E é justamente esses pontos fortes que precisam ser fortalecidos e evidenciados perante nossos clientes.

            Os pontos frágeis precisam ser corrigidos e melhorados, contudo não podemos dar muita ênfase a isso. Não devemos elevar nossos pontos negativos, pois desta forma gastaremos energia com estas coisas e essa energia dispendida terá pouco ou nenhum efeito.

            Para exemplificar isso podemos tomar como exemplo um aluno que é ruim em determinada matéria, mas é bom em matemática. Os pais desse aluno só colocavam o filho nas aulas de reforço nas matérias que tinha dificuldade. Essa atitude é errada, pois se o aluno é bom em matemática, deve reforçar isso para se transformar de bom em excelente. Se somente reforçar as coisas ruins será um aluno mais ou menos em todas as matérias. Na vida profissional também acontece assim.

            Para uma empresa aprimorar os pontos fortes e descobrir no que é Benchmark pode fazer uma análise através das perguntas abaixo direcionando-as pra três grupos: clientes, fornecedores e funcionários.

1) O que nós fazemos de excelente, e deveríamos continuar a fazer?

2) O que fazemos de negativo, e deveríamos parar de fazer?

3) O que não fazemos e deveríamos fazer?

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            Com as respostas destas perguntas teremos um material riquíssimo para identificar nossos pontos fortes e frágeis. E com essas informações poderemos fazer programas, treinamentos e projetos para exaltar os pontos fortes e desta forma otimizar o trabalho dos funcionários e consequentemente o trabalho e a produção de nossas empresas.